"Nous allons sans papier!" semble être la déclaration de notre temps. Les banques et les compagnies de téléphone nous le rappellent, tout en ajoutant des frais supplémentaires pour les relevés papier. Les entreprises publient des notes internes sur l’absence de papier, et vous avez probablement décidé de le faire vous-même en consultant les prix des armoires de classement pour votre bureau à domicile..
Aller sans papier sonne comme une excellente idée sur papier-sans jeu de mots. Mais que fait-il réellement entraîner? Quels aspects de votre vie pouvez-vous prendre sans papier et quels outils avez-vous besoin pour le faire? Et quels avantages allez-vous voir?
Dans ce didacticiel, je vais vous montrer comment utiliser le papier sans papier, tout en simplifiant votre vie. Voici comment vous pouvez commencer à réduire la quantité de papier que vous utilisez et vous assurer que vous pouvez facilement trouver les documents dont vous avez besoin en même temps..
Vous avez trop de papier? Voici comment arrêter de gaspiller des arbres.Aller sans papier semble intimidant. C'est une déclaration générale bannissant le papier de votre vie pour toujours. Sauf que vous n'avez pas besoin d'arrêter complètement d'utiliser du papier pour commencer à utiliser le papier. Vous pouvez obtenir la plupart des avantages de l’absence de papier tout en conservant les copies papier des documents que vous trouvez les plus importants..
Alors, qu'est-ce qui se passe sans papier? En général, il s'agit simplement d'utiliser des documents numériques au lieu de documents papier. Cela pourrait signifier de numériser chaque morceau de papier que vous avez, mais cela pourrait simplement signifier quelques étapes plus fondamentales - certaines que vous êtes déjà en train de faire. Voici deux manières simples de "dématérialiser" aujourd'hui:
Aujourd'hui, la plupart des banques proposent des relevés électroniques - versions électroniques de vos relevés de compte. Ce qui aurait pris auparavant des feuilles de papier peut maintenant être téléchargé et lu électroniquement, généralement au format PDF.
Dans le passé, vous deviez conserver vos relevés papier quelque part, peut-être dans un classeur ou un tiroir. Après quelques mois, voire une année complète, vous vous retrouvez avec une énorme pile de papier qui doit aller quelque part. Et puis, il y a les questions inévitables: combien de temps stockez-vous les documents, et tout ne finira-t-il pas par finir dans la corbeille? Il se sent tout simplement inutile et inutile.
Au lieu de tout cela, voyez comment vous pouvez simplement cataloguer et stocker des relevés numériques au format PDF. Tout ce que vous avez à faire est de télécharger le relevé électronique sur le site Web de votre banque et de le ranger dans un dossier de votre disque dur, ou éventuellement de le recevoir automatiquement dans votre boîte de réception. Simple, facile, efficace.
Organisez simplement vos relevés électroniques sur votre ordinateur et ne plus avoir à vous soucier de votre papier.Grâce à la dématérialisation, nous disposons d’une méthode beaucoup plus durable pour traiter des informations comme celle-ci à long terme. Vos relevés électroniques peuvent se "accumuler" sur votre disque dur pendant des décennies et ils ne vous causeront que peu ou pas de soucis ou de frustration. Oh, et n'oubliez pas que les relevés électroniques sont vraiment facile à parcourir aussi. Vous pouvez exploiter la fonctionnalité de recherche intégrée de votre ordinateur pour vous aider à cibler rapidement des instructions individuelles. Je parie que c'est plus facile que de chercher dans votre classeur.
Bien que les relevés électroniques représentent à eux seuls des économies fantastiques, combinez-les avec des paiements de factures en ligne et vous commencez vraiment à utiliser le papier. Au lieu de recevoir une légion de factures papier par la poste tous les mois, les relevés de facture électroniques arrivent dans votre boîte de réception et sont généralement payables directement à partir du site Web de votre banque. L'inscription au paiement de factures en ligne vous aide à éliminer une autre pile de papier de votre vie.
En plus des factures électroniques, vous venez probablement d'éliminer les chèques - une autre utilisation du papier - de votre routine mensuelle? Au lieu d'écrire un chèque pour chaque facture, vous pouvez simplement payer vos factures en ligne après avoir reçu un relevé par courrier électronique. Deux feuilles de papier et leurs enveloppes ne sont plus nécessaires. La prochaine fois que vous aurez besoin de quelqu'un pour vous payer, par exemple lors d'une vente de garage ou de votre petite entreprise, vous pouvez les empêcher d'utiliser du papier en acceptant des paiements par carte de crédit avec Square et même leur envoyer un reçu par courrier électronique au lieu de l'imprimer..
Ce n’est pas seulement dans le domaine bancaire que des progrès sans papier ont déjà été réalisés. Regardez la popularité des livres électroniques. Le large éventail d'appareils Kindle d'Amazon, Barnes and Noble's Nook, et même l'iPad d'Apple avec son large éventail d'applications ludiques ont tous été des succès en intégrant le livre électronique au grand public. Dans la plupart des cas, les livres électroniques sont plus pratiques et plus abordables que leurs équivalents papier. Vous pouvez emporter tous les livres de la liste des meilleurs vendeurs du New York Times sans vous casser le dos, et vous pouvez rechercher dans les livres pour trouver le passage que vous souhaitez citer: ces deux avantages sont l’économie de gain de place et la recherche du temps que vous trouverez comme principal avantage d'aller sans papier de quelque manière que ce soit.
La lecture est un domaine dans lequel vous êtes peut-être déjà parti sans papier par inadvertance. Recevez-vous toujours un journal chez vous chaque matin ou lisez-vous les nouvelles en ligne? Recevez-vous toujours des magazines par la poste ou vous y abonnez-vous via des applications que vous lisez sur une tablette? Ou encore, les blogs, Twitter, Pintrest et autres équivalents en ligne ont-ils pris la place des magazines dans votre vie? Que diriez-vous de la bande dessinée? Si vous êtes un fan inconditionnel, vous voudrez peut-être que les bandes dessinées en papier conservent cette collection immaculée. Mais maintenant, les bandes dessinées grand public et indépendantes peuvent être lues numériquement. Tout ce que nous lisions sur papier est maintenant plus facile à lire sur un écran.
La transition vers un monde sans papier se passe sans même que nous essayions, il semble.
Aller sans papier ne doit pas être effrayant. Mais comme dit le proverbe, "savoir, c'est pouvoir". Donc, pour vous donner le pouvoir d’agir sans papier, voici les termes que vous trouverez le plus souvent quand vous voulez aller sans papier, et ce qu’ils signifient pour vous:
Dès le départ, nous devons discuter des fichiers PDF. Ils vont revenir encore et encore. De nombreux outils conçus pour faciliter un mode de vie sans papier traitent de la gestion et de la manipulation de fichiers PDF. Alors, quels sont-ils?
PDF est synonyme de Portable Document Format. PDF, en tant que format de fichier, a été conçu pour être utilisé indépendamment de tout matériel, logiciel, voire système d'exploitation particulier. C'est autonome. Tout le nécessaire pour afficher le contenu du fichier PDF y est intégré, y compris le texte, les polices et les graphiques. Le résultat final est ce qui se rapproche le plus d'une représentation numérique d'un document précédemment imprimé. Pour les documents où la mise en page est particulièrement importante, le format PDF est la meilleure solution..
Les fichiers PDF sont une norme ouverte et sont pris en charge par de nombreuses applications déjà utilisées, depuis Microsoft Office et les applications iWork d’Apple jusqu’à l’application par défaut de votre scanneur. Adobe Acrobat est l'application la plus connue pour la création et la lecture de fichiers PDF, mais elle est loin d'être la seule application à lire des fichiers PDF. En règle générale, presque tous les appareils informatiques devraient pouvoir afficher un fichier PDF, et les fichiers PDF auront toujours le même aspect, quel que soit l'endroit où vous les affichez. Cela rend PDF exactement ce à quoi il était destiné: un format de document réellement portable.
Ceci est une autre chose qui semble compliquée et coûteuse, mais en réalité ce n'est pas du tout. Dans sa forme la plus simple, une archive numérique est quelque chose que vous avez déjà: un système qui vous permet de stocker des fichiers numériques dans des dossiers numériques. Tous les systèmes d'exploitation modernes intègrent ce système, souvent appelé système de fichiers. Vous l'avez probablement utilisé sans y penser dans ce contexte avant.
N'oubliez pas que nos outils numériques d'aujourd'hui sont inspirés de leurs homologues analogiques d'hier. Vous pouvez utiliser le système de fichiers de votre ordinateur de la même manière que vous utilisez vos classeurs physiques: pour stocker des fichiers numériques dans des dossiers numériques. C'est ici que les fichiers PDF sont vraiment utiles. Bien entendu, vous ne vous contentez pas de stocker des fichiers PDF dans ces dossiers numériques. C'est un ordinateur, exploite-le. Vous pouvez stocker des fichiers image, des fichiers audio et même des fichiers vidéo dans les mêmes dossiers que vos documents PDF. Difficile de faire cela avec un classeur, n'est-ce pas?
Si l'idée de compiler vos propres archives numériques est toujours intimidante, jetez un coup d'œil à certains des autres articles ici sur Computertuts +. Ils vous aideront à comprendre comment gérer les fichiers sur un Mac et comment tirer le meilleur parti de Finder..
Comme "PDF", OCR est un acronyme qui en dit long sur le monde sans papier. Vous le verrez sur les listes de fonctionnalités, vous le trouverez encouragé dans des tutoriels comme celui-ci. Mais qu'est-ce que c'est? OCR signifie Reconnaissance optique de caractères. C'est un type de logiciel qui permet à l'ordinateur de "lire" des documents d'impression et de les convertir en texte informatique. Au lieu de pixels statiques, vos documents numérisés peuvent devenir du texte informatique modifiable et consultable. Cela augmente vraiment l'utilité et la flexibilité de votre système sans papier. Cela signifie que tous les documents papier importants que vous avez déjà peuvent avoir un avenir numérique.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel OCR et le rendre opérationnel, consultez notre aperçu des meilleures applications pour les documents OCR, ainsi que le didacticiel complémentaire sur l'utilisation du nouveau scanner Doxie et de son application pour vos besoins en OCR..
Ces termes sont souvent présentés comme des avantages clés lors du remplacement des solutions papier par des solutions numériques, mais chacune de ces fonctionnalités peut être un peu déroutante sans une introduction appropriée. "Collaboration", "partage", voire "synchronisation" signifient des choses similaires. Ils soulignent la flexibilité des fichiers numériques par rapport à leurs équivalents papier..
Quand quelque chose est en collaboration cela signifie que plusieurs personnes peuvent l'éditer, souvent en même temps. Une telle fonctionnalité est particulièrement utile dans les environnements de bureau où plusieurs employés ont besoin de modifier le même document ou le même ensemble de documents.. Partage est similaire, mais n'inclut généralement pas les fonctionnalités d'édition en temps réel du logiciel collaboratif. Lorsque vous pouvez partager un document, cela donne simplement la portabilité du document. Les logiciels qui incluent des fonctionnalités de partage aident à faciliter le déplacement des documents et des fichiers. Quand quelque chose comprend synchronisation bien que cela signifie que la portabilité du document se fait automatiquement. Les fichiers et les documents sont automatiquement copiés vers une autre destination. Cette destination peut se trouver ailleurs sur votre propre ordinateur ou sur un autre ordinateur. Il pourrait même être sur un serveur quelque part qui est accessible via Internet.
Par exemple, lorsque vous modifiez un document en même temps que quelqu'un d'autre dans Google Documents, en collaboration. En leur envoyant le fichier par e-mail afin qu’ils puissent le voir ou le modifier partage. Et enregistrer le fichier dans un dossier partagé dans Dropbox est synchronisation puisque le fichier sera enregistré automatiquement sur tous les appareils que chacun de vous utilise.
La collaboration, la synchronisation et le partage de vos documents, ainsi que la possibilité de les parcourir et de les classer facilement sans avoir à acheter un nouveau classeur, sont autant d'avantages à opter pour la dématérialisation. Mais ce n'est vraiment que la pointe de l'iceberg.
Il y a aussi les avantages environnementaux de ne pas couper les arbres, bien que les ordinateurs et les déchets électroniques ne soient pas la meilleure contrepartie à cela. À tout le moins, il y a les économies d'espace dans votre bureau et les économies de coûts dues au fait de ne pas avoir à tout imprimer, car vous auriez déjà un ordinateur. Ensuite, vous pourrez sauvegarder tous vos documents facilement et automatiquement, ce qui ne serait jamais possible avec des documents papier à moins de photocopier chaque document que vous avez..
Et, peut-être, le meilleur avantage est-il que pour passer au sans papier, il n'est pas nécessaire d'arrêter d'utiliser du papier à 100%. Vous pouvez commencer à utiliser des relevés électroniques, des livres électroniques et des copies PDF numérisées de vos documents existants tout en conservant les copies papier les plus importantes que vous ne souhaitez pas abandonner. Une fois que vous vous êtes habitué à être en mesure de localiser facilement tout document papier et de le parcourir sur votre ordinateur, vous constaterez rapidement que vous vouloir cesser de tout garder sur papier.
Je vous ai expliqué ce que signifie «ne pas utiliser de papier», vous a présenté les technologies utilisées pour le faire sans papier, vous ai montré quelques méthodes simples pour commencer et vous a présenté quelques-uns des avantages de le faire. Maintenant, ça ne depent que de toi. Faites le premier pas et pendant que vous préparez vos impôts cette année et que vous effacez les documents de l'année dernière, essayez de commencer à prendre certains de vos papiers. sans papier. À cette époque l'année prochaine, vouloir garder des copies papier de tout sera un lointain souvenir.
Ensuite, pour tirer le meilleur parti de votre nouveau style de vie sans papier, consultez nos autres didacticiels Tuts + qui vous aideront à devenir sans papier:
Ressources
Crédit graphique: Icône sans papier conçue par Baruch Moskovits du projet Noun.
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